Privacy beleid de Vries Road & Rail
Bij de Vries Road & Rail hechten we zeer veel belang aan jouw privacy en de vertrouwelijkheid ervan. Dat is de reden waarom we jouw data met de grootste zorg behandelen. Door de wijzigingen in de reglementering m.b.t. de bescherming van persoonsgegevens die in voege zullen treden op 25 mei 2018 is ons Privacy beleid bijgewerkt. We nodigen je uit om dit beleid even door te nemen zodat je op de hoogte bent van je rechten en van de belangrijkste punten.
Hoe gaat de Vries Road & Rail om met jouw persoonsgegevens?
Om u als klant optimaal van dienst te kunnen zijn, verzamelen we een aantal persoonsgegevens. Zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer, laad- en losadressen, facturatieadres, BTW nummer, rekeningnummer, enz. De Vries Road & Rail is verantwoordelijk voor het verwerken van deze data en verbindt zich ertoe om de vereisten van de privacy wetgeving te respecteren. We verzamelen enkel persoonsgegevens die gerechtvaardigd zijn in het kader van onze activiteiten en onze interactie met jou en nemen gepaste veiligheidsmaatregelen om deze gegevens te beschermen. Je kan ten allen tijde je persoonsgegevens raadplegen, wijzigen of verwijderen.
Welke persoonsgegevens worden verzameld- en hoe?
We verzamelen de persoonsgegevens die we verkrijgen via telefoon of email. Naar eigen personeel toe verzamelen wij de nodige persoonsgegevens zoals: naam, adres, woonplaats, telefoon, email, rekeningnummer voor uitbetaling lonen, tankdata, informatie omtrent arbeidsongevallen, ziekte, track&trace gegevens en tachograaf data.
Voor welke doeleinden worden deze persoonsgegevens verzameld?
Bij De Vries Road & Rail gebruiken we persoonsgegevens om onze klanten te beheren, transportorders te verwerken, administratie en facturatie uit te voeren, e-mails te versturen, de klantenbeleving te verbeteren en de inhoud van onze website zo goed mogelijk af te stemmen op de behoeften van onze klanten.
In welke gevallen en met wie worden persoonsgegevens gedeeld?
De persoonsgegevens die we verzamelen worden niet gedeeld met derde partijen, met uitzondering van geaffilieerde bedrijven en externe dienstverleners conform verwerkingsdoeleinden zoals beschreven in het Privacy beleid. Zo worden bijvoorbeeld gegevens gedeeld met onze logistieke partners om de levering en de facturatie van transportorders en diensten te kunnen garanderen. In geen geval worden je persoonsgegevens met derde partijen gedeeld ten behoeve van hun marketing doeleinden.
Hoe worden je persoonsgegevens beschermd en beveiligd?
Bij De Vries Road & Rail nemen we de nodige veiligheidsmaatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen wijzigingen, onopzettelijk verlies, onopzettelijke of onwettige verwijdering of eender welke vorm van onwettige behandeling.
Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?
Je data worden bewaard zolang je klant bent van De Vries Road & Rail. Niettemin, indien je zou beslissen om De Vries Road & Rail te verlaten, weet dan dat we je gegevens zullen bewaren in het kader van zeer specifieke wettelijke verplichtingen (BTW, waarborg,…).
Hoe kan ik mijn persoonlijke data beheren of verwijderen?
Via a.ferwerda@devriestransport.com kan je steeds informeren om bepaalde gegevens te wijzigen of te verwijderen. Via dit adres kan je tevens ook aangeven hoe je je betalingen wenst te ontvangen (digitaal of per post). Op ieder moment kan je beslissen om je persoonsgegevens niet langer te delen, te verwijderen of in te kijken via een verzoek aan onze AVG Manager: Arno Ferwerda.
Privacy beleid
De Vries Road & Rail Logistics B.V. is een besloten vennootschap. Gevestigd te: Icarus 14, 8448 CJ Heerenveen, Nederland onder het KVK-nummer Noord-Nederland 01083360 en met BTW nummer NL8075.45.776.B.01, hierna genoemd “De Vries Road & Rail” vertegenwoordigd door Johannes de Vries.
De Vries Road & Rail verbindt zich ertoe om de privacy en de veiligheid van onze klanten & personeel, waaronder u, te beschermen. Daarom begrijpen en respecteren wij ten volle het belang van gegevensbescherming en veiligheid op het internet.
Wij zijn van mening dat u zowel geïnformeerd als bevoegd moet zijn als het gaat om de manier waarop wij uw informatie behandelen en gebruiken. Deze mededeling verduidelijkt bijgevolg:
- Welke informatie we verzamelen wanneer u met ons communiceert;
- Waarom we deze informatie verzamelen;
- Hoe we deze informatie nadien kunnen gebruiken;
- Hoe we die informatie delen;
- Hoelang we uw informatie bewaren en hoe we deze beschermen zolang ze in ons bezit is;
- Wat we niet zullen doen met uw informatie;
- Welke keuzes en opties u hebt om uw gegevens te beheren.
U hoeft dus maar op één plaats te kijken om alles te vinden wat u moet weten over ons Privacy beleid.
We hebben echter ons best gedaan om de zaken zo duidelijk mogelijk uit te leggen. Aangezien deze uitleg wellicht niet perfect zal zijn, staan we altijd klaar om eventuele vragen, opmerkingen of suggesties met betrekking tot deze mededeling te beantwoorden. Als u hierover met ons wilt spreken, neemt u gewoon contact op met onze AVG manager.
Onze algemene principes inzake gegevens
Alles wat we doen met betrekking tot uw informatie valt onder de volgende overkoepelende gegevensprincipes:
Uw informatie behoort u toe en niet ons. U zou in staat moeten zijn om deze te controleren en geïnformeerd en vertrouwd moeten zijn met alles wat we met uw informatie doen;
Waar nodig, zullen we uw toestemming vragen en zullen we uw informatie enkel verzamelen, bewaren, gebruiken en delen (a) voor professionele doeleinden (op basis van een gerechtvaardigd belang) die we u duidelijk hebben uitgelegd en waartegen u geen bezwaar hebt gemaakt, of (b) wanneer we wettelijk verplicht zijn om dit te doen. Zodra deze doelstellingen volledig bereikt zijn, zullen we uw gegevens verwijderen;
We zullen zo duidelijk en open mogelijk zijn over welke informatie we verzamelen, waarom we deze verzamelen en hoe we deze gebruiken, zodat u geïnformeerd en in staat bent om beslissingen te nemen over de manier waarop u uw gegevens op een zo comfortabel mogelijke manier kunt beheren;
Zolang we in het bezit zijn van uw informatie, zullen we deze up-to-date houden en beschermen alsof het om onze eigen persoonlijke informatie gaat, door passende veiligheidsmaatregelen te gebruiken.
Hoe verzamelen wij uw informatie?
Bij elk van uw interacties met De Vries Road & Rail kunnen wij informatie op twee mogelijke manieren verzamelen:
- Wanneer u de informatie rechtstreeks aan ons verstrekt
Wanneer u De Vries Road & Rail bezoekt, onze diensten gebruikt of met ons communiceert, kunt u ervoor kiezen om ons vrijwillig bepaalde informatie te verstrekken, bijvoorbeeld wanneer u een transportorder plaatst en uw telefoon en adresgegevens doorgeeft. Al deze informatie vereist een directe actie van u op dat moment opdat wij deze zouden kunnen ontvangen.
- Wanneer u ons toestemming geeft om deze informatie te verkrijgen van derden
Afhankelijk van het privacy beleid van andere diensten, kunt u ons toestemming geven om informatie te halen uit uw account bij deze andere diensten. Sociale media zijn bijvoorbeeld een onderdeel van de manier waarop De Vries Road & Rail communiceert met haar Leden. Door het gebruik van sociale media (bv. door lid te worden van De Vries Road & Rail met uw Facebook-account), kunt u ons toestemming geven om toegang te krijgen tot uw gegevens op dat sociale mediakanaal of op andere diensten. Kortom, als u ervoor hebt gekozen om uw Facebook-account te koppelen aan De Vries Road & Rail, zou dit ons in staat stellen om informatie en inhoud van die accounts te verkrijgen. Of voor toekomstig personeel als u zich inschrijft bij een uitzendbureau waarmee De Vries Road & Rail samenwerkt. De informatie die we van deze diensten ontvangen, is echter afhankelijk van uw instellingen voor die dienst of van hun privacy beleid. Daarom is het altijd aangeraden deze regelmatig te checken.
Welke informatie verzamelen we over u, waarom verzamelen we deze informatie en wat doen we ermee?
We moeten deze vraag beantwoorden voordat we naar de details kijken.
We verzamelen informatie die vóór de AVG (de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 – Algemene Verordening Gegevensbescherming) bekend stond als:
“persoonlijk identificeerbare” informatie (wat betekent dat deze gebruikt kan worden om u specifiek te identificeren); of
“niet-persoonlijk identificeerbare” informatie (wat betekent dat deze betrekking heeft op u maar niet kan worden gebruikt om u specifiek te identificeren, d.w.z. pseudonieme gegevens zoals uw unieke De Vries Road & Rail -klantnummer).
De gemakkelijkste manier om de specifieke informatie die we over u verzamelen, uit te leggen, is door te kijken naar elk interactiepunt dat u mogelijkerwijze hebt met De Vries Road & Rail, omdat we verschillende informatie verzamelen op verschillende punten in uw klantentraject / personeelstraject met De Vries Road & Rail. Deze interactiepunten omvatten:
- Informeren / transportorders plaatsen en beheren via email of telefoon;
- Contact opnemen met Planning, hetzij in verband met een transportorder, hetzij om een andere reden;
- Contact opnemen met De Vries Road & Rail algemeen.
- Gebruik maken van de sociale mediakanalen van De Vries Road & Rail;
Hieronder wordt uitgelegd welke informatie we verzamelen op elk van deze interactiepunten, samen met de bevestiging van (a) of u deze informatie rechtstreeks aan ons verstrekt, dat we deze verzamelen met uw toestemming of dat deze door onze technische systemen wordt verzameld:
Informeren / transportorders plaatsen en beheren via email of telefoon
Wanneer u informeert achter onze diensten vragen wij u de volgende standaard informatie te verstrekken:
- uw naam;
- uw voornaam;
- uw e-mailadres en/of telefoonnummer
- situering tijdstip levering (urgentie)
- locatie (adres)
Indien u over gaat tot het plaatsen van een transportorder dienen wij minstens volgende zaken van u te ontvangen:
- uw naam
- uw voornaam
- uw email adres & telefoonnummer
- laad- en losadressen
- facturatieadres
- BTW nummer
- betalingswijze & betaalgegevens
- laad- en losdata
- contactpersoon en contactgegevens
Indien u informatie over een reeds geplaatste transportorder wenst te bekomen, vragen wij u steeds een deel van bovenstaande gegevens om u te kunnen identificeren.
Contact opnemen met planning, hetzij in verband met een transportorder, hetzij om een andere reden;
Wanneer men contact opneemt met onze planning zal men steeds vragen achter enkele identificatie gegevens zoals: naam, firma, adres vooraleer u verder te helpen.
Afspraken / besproken zaken kunnen genoteerd worden in uw dossier om u achteraf beter van dienst te kunnen zijn.
Contact opnemen met De Vries Road & Rail algemeen:
Indien u, om het even welke reden, contact opneemt met ons, ongeacht welke van de beschikbare communicatiekanalen u gebruikt, zullen wij het contact registeren en alle toepasselijke informatie met betrekking tot het contact verzamelen en deze vervolgens:
Bewaren en gebruiken om ons te helpen uw specifieke vraag of contact te categoriseren, hierop te reageren en, indien nodig, een aanvraag, vraag, probleem of incident te onderzoeken, te behandelen en op te lossen, en bijhouden zolang u klant bent van De Vries Road & Rail, zodat we een geschiedenis hebben van al onze communicaties met u, eventuele bepaalde wensen of problemen die u met ons hebt gehad en wat we hebben gedaan om deze problemen of incidenten op te lossen, wat we vervolgens kunnen gebruiken om ervoor te zorgen dat we eventuele verdere contacten op een gepaste manier kunnen behandelen.
Gebruik van of interactie met de sociale mediakanalen van De Vries Road & Rail:
Tijdens uw gebruik van of interactie met één van onze sociale mediakanalen (zoals Facebook), kunnen we bepaalde gegevens over uw activiteiten op die sociale mediakanalen – zoals de frequentie van uw bezoeken – verzamelen, opslaan en bewaren. Als u bijvoorbeeld de Facebook “like”-knop gebruikt om aan te geven dat u één van onze berichten leuk vindt, of als u één van uw sociale mediacontacten tagt of linkt aan inhoud die u plaatst, zullen we deze informatie registeren. Alle inhoud die op of om het even welke van onze sociale mediakanalen plaatst of toevoegt, worden beschouwd als gegevens. We zullen deze inhoud en alle andere informatie die u verstrekt wanneer u deze plaatst of toevoegt aan één van onze sociale mediakanalen verzamelen, registreren en gebruiken (inclusief alle informatie waarvoor u die sociale mediakanalen de toestemming hebt gegeven om deze met ons te delen of die door uw gebruikersinstellingen op deze sites is toegestaan). Ten slotte wordt alle aanvullende persoonlijke informatie die u dient te verstrekken wanneer u een bepaald sociaal mediakanaal of een bepaalde app gebruikt, uitgelegd in de algemene voorwaarden voor die app.
Overdracht van uw gegevens
Hoe delen we de informatie die we verzamelen?
We zijn ons ervan bewust dat u uw informatie toevertrouwd aan De Vries Road & Rail en niet aan een ander bedrijf. Om onze activiteiten te kunnen uitvoeren, moeten we echter samenwerken met een aantal partijen die experts zijn in hun respectieve vakgebieden – per slot van rekening zijn we goed in wat we doen, maar zijn we niet overal even goed in! We zijn heel voorzichtig met wie we uw informatie delen, maar het is belangrijk dat u begrijpt wanneer dergelijke informatie gedeeld wordt en waarom dit gebeurt. Dit wordt uitgelegd in dit hoofdstuk. De uitzonderlijke gevallen waarin we uw informatie kunnen delen, zijn onder meer:
We delen uw informatie extern met onze belangrijkste serviceproviders wanneer dit nodig is voor onze bedrijfsvoering:
Hieronder valt onze boekhouder welke enkel toegang heeft tot de strikt noodzakelijke persoonlijke gegevens.
We delen uw informatie wanneer we aan een wettelijk verzoek moeten voldoen: om zaken te doen moet De Vries Road & Rail samenwerken met een aantal toezichthouders en andere wetshandhavingsinstanties. Hoewel dit (hopelijk) niet vaak gebeurt, kunnen sommige van die toezichthouders of instanties ons wettelijk verplichten om uw informatie met hen te delen op basis van een gerechtelijk bevel of dagvaarding, of als gevolg van een andere wettelijke procedure. Indien we genoodzaakt zijn om uw persoonlijke informatie openbaar te maken of te delen om te voldoen aan enige wettelijke verplichting, zullen we uw informatie delen als wij van mening zijn dat de openbaarmaking redelijkerwijze noodzakelijk is om aan onze verplichting te voldoen. Dit gezegd zijnde, kunnen we dergelijke eisen betwisten wanneer we, naar ons inzicht, van mening zijn dat deze verzoeken overdreven, vaag of onvoldoende onderbouwd zijn. We zullen ook proberen u op de hoogte te brengen van wettelijke eisen voor uw gegevens wanneer dit naar ons oordeel gepast is, tenzij dit verboden is bij wet of gerechtelijk bevel of wanneer het verzoek een noodgeval is.
Hoe we uw informatie NIET gebruiken
We zullen uw informatie NIET verkopen zonder uw toestemming aan een Partij buiten de De Vries Road & Rail:
Wij zullen uw persoonlijk identificeerbare informatie – inclusief uw naam, adres of e- mailadres – niet verkopen aan enige derde partij. Wij geloven dat dit absoluut noodzakelijk is om uw vertrouwen te krijgen en te belonen.
Wij zullen uw informatie NIET delen met een externe adverteerder of met advertentienetwerken:
Wij zullen geen toestemming geven voor het delen van uw persoonlijk identificeerbare informatie met externe adverteerders of advertentienetwerken.
Hoelang bewaren wij uw informatie?
In de bovenstaande uitleg hebben we geprobeerd zo specifiek mogelijk te zijn over hoelang we uw informatie bewaren. Over het algemeen behouden wij echter de informatie die u verstrekt zolang u klant bij ons bent, of wanneer deze nodig is om de Diensten aan u te kunnen leveren, of (in het geval van eventuele contacten met ons AVG manager) zo lang als nodig is om enkel ondersteuning voor rapportage en trendanalyse te bieden. Indien dit wettelijk vereist is of als het redelijkerwijze noodzakelijk is om te voldoen aan regelgevende vereisten, geschillen op te lossen of fraude en misbruik te voorkomen, kunnen we bepaalde informatie, indien nodig, ook gedurende een beperkte periode bewaren, zelfs nadat u zich als klant hebt afgesloten of wanneer het niet langer nodig is om onze Diensten aan u te leveren.
Uw opties en keuzes
We wensen dat u eenvoudige en zinvolle keuzes maakt over uw informatie. Hoewel we hard achter de schermen werken om u en uw gegevens te allen tijde te beschermen, streven wij er ook naar om u instrumenten aan te reiken om de privacy en de beveiliging van uw gegevens zelf te beheren.
Met betrekking tot uw informatie die in ons bezit komt en erkennende dat het uw keuze is om ons uw persoonlijk identificeerbare informatie te verstrekken, verbinden wij ons ertoe u de mogelijkheid te bieden om het volgende te doen:
U kunt de gegevens die u aan De Vries Road & Rail hebt verstrekt, controleren door contact op te nemen met ons AVG manager of via het onderstaande adres of e-mailadres. Onze veiligheidsprocedures houden in dat we een identiteitsbewijs, waaronder uw e-mailadres en mogelijkerwijs uw adres, kunnen vragen alvorens we informatie bekend te maken.
U kunt ons ook op dezelfde manier contacteren om de persoonlijke informatie opgeslagen in uw klantenprofiel dat door De Vries Road & Rail wordt beheerd, op elk moment te wijzigen, te corrigeren of te verwijderen. Houd er echter rekening mee dat, indien u via de sociale mediakanalen van De Vries Road & Rail informatie met anderen hebt gedeeld, deze informatie zichtbaar kan blijven, zelfs nadat u de informatie uit uw eigen account hebt verwijderd.
U kunt uw toestemming verleend aan De Vries Road & Rail voor het verzamelen en verwerken van de door u verstrekte informatie op elk gewenst moment intrekken of wijzigen. U kunt dit doen door met ons contact op te nemen.
U kunt tevens via het contacteren van onze AVG manager uw klantenprofiel sluiten. Indien u zich als klant afsluit, zullen we alles deactiveren en alle redelijke inspanningen leveren om informatie van dergelijke gesloten klantenprofielen te verwijderen, doorgaans binnen de 30 dagen na het sluiten, behalve zoals uiteengezet in deze kennisgeving. We kunnen echter gearchiveerde kopieën van uw gegevens bewaren wanneer dit vereist is door de wet of voor legitieme zakelijke doeleinden (inclusief om fraude en spam aan te pakken). Houd er echter rekening mee dat, indien u via de sociale mediakanalen van De Vries Road & Rail informatie met anderen hebt gedeeld, deze informatie zichtbaar kan blijven, zelfs nadat u de informatie uit uw eigen account hebt verwijderd.
U kunt op elk moment een kopie aanvragen van uw persoonsgegevens die in onze systemen zijn opgeslagen. Indien u dit wenst, gelieve contact op te nemen met onze AVG manager die u kan helpen met uw verzoek. We brengen u hiervoor niets in rekening, maar moeten mogelijkerwijze nog wat vragen stellen om uw identiteit te bevestigen vooraleer we u enige informatie verstrekken.
Bescherming van uw veiligheid
We proberen er altijd voor te zorgen dat uw informatie beschermd is. Zodra we uw informatie ontvangen, gebruiken we verschillende veiligheidsfuncties en – procedures, rekening houdend met de industriestandaards, om de door u verstrekte persoonsgegevens te beschermen en ongeoorloofde toegang tot die informatie te voorkomen. Om alle gegevens die u op onze servers bewaart, te beschermen, controleren we regelmatig ons systeem op mogelijke kwetsbaarheden en aanvallen en voert ons ICT-bedrijf zelf penetratietests uit op die systemen om mogelijke verbeteringen te identificeren. Omdat e-mails, instant messaging en soortgelijke communicatiemiddelen niet altijd versleuteld zijn, raden we aan om geen vertrouwelijke informatie op deze manier te communiceren.
Ons contacteren
Zowel de informatie die u ons verstrekt als de informatie die wij verzamelen, wordt beheerd door De Vries Road & Rail, conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming inzake de bescherming van de privacy en de verwerking van persoonsgegevens, (AVG) en eventuele andere toepasselijke wetten na 25 mei 2018.
We horen altijd graag van onze klanten (vooral indien u van mening bent dat we uw verwachtingen niet ingelost hebben). Indien u vragen of feedback hebt over deze verklaring of indien u wenst dat wij uw informatieverwerking stopzetten, aarzel dan niet om contact op te nemen met onze AVG manager die al uw vragen met plezier zal beantwoorden. U kunt de AVG manager contacteren via:
a.ferwerda@devriestransport.com
met vermelding: Gegevensbescherming
Of door te schrijven naar:
De Vries Road & Rail BV
T.A.V. A. Ferwerda
Icarus 14
8448 CJ Heerenveen
Nederland
Wijzigingen aan dit Beleid
Het is mogelijk dat wij dit Privacy beleid af en toe moeten wijzigen. Indien we belangrijke wijzigingen aanbrengen aan de manier waarop we omgaan met uw persoonsgegevens of aan het Privacy beleid, zullen we dit duidelijk aangegeven zodat u de kans hebt om de wijzigingen te bekijken alvorens u verder met De Vries Road & Rail blijft samenwerken.
Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op 24 mei 2018.